Nøkkelen til en vellykket oppstart som kunde i Azets
Salgsmøtene er overstått og kontrakten er signert. Forventningene er høye - det har tross alt ikke bare vært rett frem å få denne avtalen i boks heller. Nå gjenstår det å se om det ikke snart dukker opp både gull og grønne skoger - slik som lovet, egentlig. Men hva skjer nå? Når kan vi som kunde forvente at hverdagen forbedres og resultatene begynner å synes? Forventes det noe fra meg?
Børre Pedersen (Avdelingsleder Regnskap SME Oslo) vil i denne artikkelen forklare hva som skal til for en vellykket oppstart som ny kunde i Azets.
- Det korte svaret er ja, forteller Børre Pedersen. Når et selskap blir kunder av oss, er det mange ting å tenke på for å komme helt i mål. Vi skal selvfølgelig sørge for at overgangen til oss med opplæring i de nye systemene er god og grundig, men for at vi skal komme oss over “oppstartskneika”, kreves det også noen ting fra kunden. Med lang erfaring med etablering av nye kundeforhold har vi notert oss hva kundene trenger å forberede seg på etter at kontrakten er signert. Vi skal gi deg oppskriften på en smidig overgang til oss.
Hva må jeg gjøre selv?
Dette er kanskje det du lurer aller mest på - og her skal kommunikasjonen være tydelig om hvem som gjør hva når avtalen er signert. Det meste gjøres av oss, men som ny kunde blir dette dine hovedoppgaver:
- gi tilgang til relevante systemer med regnskaps- og lønnsdata
- å beskrive dine ønsker og behov
- å være tilgjengelig for å besvare spørsmål
Azets vil som hovedregel overføre all data til våre systemer. Videre vil vi ta oss av implementering, konfigurering, integrering og testing – og holde deg løpende oppdatert på fremdriften.
Videre i oppstartsprosessen jobber vi etter noen klare verdier og grunnprinsipper:
1. Tydelighet og åpenhet
Du skal ikke trenge å lure på hva vi tenker, vi skal være en tydelig og transparent samarbeidspartner. Du som kunde skal føle deg trygg på at vi gir deg korrekt informasjon om omfanget og kompleksitet i leveransen. For eksempel om antall integrasjoner og hvordan disse skal være satt opp. Dette inkluderer tydelig tidslinje og frister.
2. Tilgjengelige ressurser hos begge parter
Noe av det viktigste for en smidig prosess er å ha med riktige ressurser - med tydelig oversikt over hvem som har ansvar for hva. Vi starter med et oppstartsmøte for å få den informasjonen vi trenger for å sette opp systemene og organiseringen.
Du kan begynne å planlegge hvem du trenger å involvere i oppstartsprosessen, helst så tidlig som mulig. Flere av dine kollegaer vil trolig være involvert i onboardingen på en eller annen måte. Hvem og når avhenger av selskapsstruktur og generelt hvordan ansvaret fordeles i selskapet ditt. Vi ser ofte at oppstartsprosessen kan deles inn i tre faser, med de involverte partene hektet på i følgende rekkefølge:
- Innledningsfasen: Ledelsen og lønns-/regnskapsansvarlig, eventuelt nåværende systemleverandør
- Mellomfasen: Lønns-/regnskapsansvarlig og IT-ansvarlig, eventuelt tidligere regnskapsfører eller leverandør av lønn
- Sluttfasen: Ledelsen og lønns-/regnskapsansvarlig
3. Korrekt levering og oppsett av system
Nå skal alle salgsdokumenter være på plass og være riktig utfylt. Kundeansvarlig skal ha god dialog og påse at riktig leveranse er bestilt.
4. Forventningsavklaring for overføring av historiske data
Denne fasen er viktig - nettopp fordi det er lovpålagt å oppbevare historiske regnskapstall for fem år tilbake i tid. Her er vi i Azets ansvarlige for innhenting av riktig og tilstrekkelig informasjon slik at vi kan begynne å rigge opp i våre egne systemer. Dette kan deles inn i to steg:
1) Kartlegging av systemintegrasjoner og klargjøring med god tid til testing i forkant før det settes i produksjon.
2) God dialog med tidligere regnskapsfører/leverandør av lønn, eller intern økonomiavdeling/ansvarlig. Her sikrer vi god overføring av data og blir enige om hvordan vi håndterer “cut-off” hos dem og hos Azets de kommende ukene.
Hvor lang tid tar det å komme i gang?
Det trygge og enkle svaret er at det avhenger av dine nåværende prosedyrer og systemer, historiske data, antall datakilder, og kompleksiteten i de prosessene som skal outsources.Basert på lang erfaring og svært mange oppstartsprosesser for både regnskap og lønn ser vi at det for et meget ryddig kundeforhold kan ta:
2 - 4 uker for regnskap- og økonomifunksjonen
4 - 8 uker for lønnsadministrasjonen
- Som avdelingsleder for Regnskap SME Oslo med lang erfaring med opprettelse av nye kundeforhold, kan jeg skrive under på at enhver prosess er forskjellig - akkurat som du og jeg er forskjellige individer. Men en ting er sikkert, vi skal sørge for at kunden vår blir ivaretatt fra første sekund. Vi er opptatt av at kunden skal føle tillit til oss, tillit til at vi skal lede dem trygt gjennom oppstarten med en gulrot i vente om det blir veldig bra på den andre siden. Vi sitter tett på kunden i oppstarten og hjelper til så godt vi kan med både opplæring i systemer, hvordan vi kan optimalisere effektivitet, vi fokuserer på samarbeid og på endringsledelse. Oppstartsfasen kan oppleves som litt seig for noen, da det er mye nytt å sette seg inn i og det kan dukke opp uforutsette utfordringer på veien. Men vi kommer oss dit, det gjør vi alltid. Uansett hva så er vi her, alltid tilgjengelig for kundene våre - både nye og godt etablerte.