Från och med den 1 januari 2025 införs nya regler som innebär att arbetsgivare måste rapportera information om frånvaro i arbetsgivardeklarationen (AGI). Detta gäller specifikt frånvaro som kan ligga till grund för föräldrapenning eller tillfällig föräldrapenning (VAB).
Syftet med de nya reglerna är att motverka bidragsfusk.
Vad innebär de nya rapporteringskraven?
Arbetsgivare ska inkludera individbaserad information i AGI:n om anställdas frånvaro som kan ge rätt till föräldrapenning eller VAB-ersättning. Andra typer av frånvaro behöver inte rapporteras.
Rapporteringen av frånvaron ska göras i samma redovisningsperiod som påverkar arbetsgivaravgifter och skatteavdrag. Till exempel, om en anställd är frånvarande i januari men löneavdraget sker i februari, ska informationen rapporteras i februari månads arbetsgivardeklaration.
Det ska tydligt framgå vilka datum som frånvaron gäller och hur stor del av arbetstiden som den omfattar.
Arbetsgivarens roll och ansvar
Arbetsgivaren är skyldig att informera den anställda om att frånvaro rapporteras. Denna information kan exempelvis förmedlas via lönespecifikationen och ska göras senast samma dag som arbetsgivardeklarationen skickas in.
Arbetsgivare behöver inte göra några bedömningar om den rapporterade frånvaron är korrekt eller om den anställda faktiskt har rätt till föräldraersättning. Inte heller finns något krav på att rätta eller komplettera tidigare rapporterade uppgifter. Det är upp till Försäkringskassan att hantera eventuella skillnader mellan arbetsgivarens inlämnade uppgifter och den anställdes egen information, inom ramen av deras befintliga system. Arbetsgivaren kan dock på eget initiativ meddela Försäkringskassan om felaktigheter.
